Die Ruhe vor dem Sturm – der tägliche Kampf mit dem Posteingang

Posteingang
So bewältigen Sie schnell die tägliche Papierlawine.
von Brigitte Jahn

8.30 Uhr.
Vor Ihnen stapelt sich die Eingangspost. Sie bedeckt fast den ganzen Schreibtisch. Sie nehmen den ersten Brief zur Hand – eine Einladung zur Eröffnungsfeier bei einem Geschäftspartner. Das Telefon klingelt. Ihre Mitarbeiterin meldet sich krank. Sie organisieren die Vertretung der Kollegin und lesen den Brief erneut. Ihr Blick fällt auf das Reklamationsschreiben von Frau R., das auf der linken Seite Ihres Schreibtisches liegt. Der Termin mit Frau R. ist heute Nachmittag. Sie notieren sich einige Argumente zur Reklamation. Mit einem Blick auf die Uhr stellen Sie fest, dass es bereits 9.30 Uhr ist. Mit Ihrer Eingangspost sind Sie keinen Schritt weiter gekommen. Das Einladungsschreiben zur Eröffnungsfeier liegt mahnend vor Ihnen.

Vorbereitung.
Sie öffnen die Post, lesen und beurteilen sie und bilden für alle Schriftstücke vier Stapel: wegwerfen, delegieren, bearbeiten und ablegen.

Wegwerfen.
Der Stapel „wegwerfen“ wird an erster Stelle genannt. Ihr Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um Ihre Papierlawine einzudämmen. Deshalb sollten Sie einen schönen großen Papierkorb direkt neben Ihrem Schreibtisch stehen haben. Sie sollten alles wegwerfen, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können. Dazu zählen u.a. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. In der Praxis werden Sie merken, dass Sie in den seltensten Fällen eine Information noch einmal benötigen.

Delegieren.
Es gibt viele Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, obwohl das Schreiben direkt an Sie adressiert wurde.

Bearbeiten.
Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte immer überschaubar sein und jeden Morgen als erstes durchgesehen werden. Sollte der Korb einmal überquellen, ist das ein Warnsignal für „Ablage von unklaren bzw. unerledigten Vorgängen“. Im Klartext heißt das: „Sie haben bei einigen Schriftstücken keine Entscheidung getroffen, was Sie damit als nächstes tun werden.“

Ablegen.
Alle Schriftstücke, die Sie übrig behalten haben, gehören in die Ablage. Ein Ablagekorb zum Sammeln ist sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass dieser Aufbewahrungsbehälter regelmäßig geleert wird und alle Schriftstücke in die Ablage kommen. Auf die Frage „Was mache ich mit den Vorgängen, die im Aufgabenkorb liegen?“ werden wir in der nächsten Ausgabe eingehen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Schriftstücke rechtzeitig aus der Wiedervorlage wieder auf Ihren Schreibtisch bekommen.

Fazit:
Fünf Regeln für eine schnelle Postbearbeitung.

  1. Schaffen Sie sich für die Postbearbeitung eine störungsfreie Zeit. Übertragen Sie den Telefondienst während dieser Zeit an Ihre Mitarbeiterin oder wechseln sich dabei mit Kollegen ab. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Schreibtisch möglichst frei haben.
  2. Werfen Sie alles weg, was Sie sich jederzeit wieder beschaffen können.
  3. Delegieren Sie mit einem kurzem Vermerk, was zu tun ist!
  4. Halten Sie den Schriftgutbestand in Ihrem Aufgabenkorb so gering, dass Sie alle darin enthaltenen Aktivitäten jeden Morgen als erstes schnell überschauen können.
  5. Ablagekörbe verführen dazu, Schriftstücke hineinzulegen. Benutzen Sie Ihren Ablagekorb konsequent nur für die vorübergehende Aufbewahrung von erledigten Vorgängen.

Der Artikel erscheint mit freundlicher Genehmigung von Frau Brigitte Jahn.
Frau Jahn ist eine Kollegin aus der Region und seit 1989 Inhaberin von Management- und Büroservice Brigitte Jahn.
Sie ist Trainerin in den Bereichen Büroorganisation und Zeitmanagement und Autorin vieler Publikationen.